Logiciel de gestion de location de matériel
Un logiciel de gestion de location de matériel sur mesure suit ton parc machine par machine, te dit ce qui est disponible demain, et édite le contrat, l’état des lieux et la facture à la journée. Il vise les loueurs et les entreprises de BTP ou de TP qui gèrent leur parc sur un tableur ou un planning mural. Compte de 6 000 € à 36 000 € HT et plus selon les modules retenus.
Selon le forfait, de 6 000 € à 36 000 € HT et plus
Photo : Alf van Beem, CC0, retouchée
Quand le planning mural ne suit plus le parc
Chez un loueur, une même machine change de mains plusieurs fois par mois. Le commercial la réserve au téléphone, le dépôt la prépare, le chauffeur la livre sur le chantier, le client prolonge d’une semaine par SMS, puis elle revient avec des heures au compteur, des rayures et un réservoir à moitié vide. Chaque étape laisse sa trace sur un support différent : planning mural, carnet de bons, tableur, photos dans un téléphone.
Le jour où 2 commerciaux promettent la même minipelle pour le lundi, ou qu’une prolongation n’arrive jamais sur la facture, tu paies le prix de ces supports qui ne se parlent pas.
Disponibilités
Savoir si une nacelle est libre du 12 au 19 oblige à appeler le dépôt, qui regarde le planning, puis la cour.
Contrats et prolongations
Un contrat signé sur papier, une prolongation accordée au téléphone, un retour anticipé : la facture part sur la durée prévue au lieu de la durée réelle.
États des lieux
Les photos du départ restent dans le téléphone du chauffeur. Au retour, la casse se discute sans preuve, et la franchise ne se refacture pas.
Entretien du parc
Vidanges et révisions dépendent du compteur d’heures, que personne ne relève tant que la machine travaille dehors.
Ce que fait ton logiciel de location
Le logiciel part de ton parc tel qu’il est : tes familles de matériel, tes numéros de série, tes tarifs à la journée, à la semaine et au mois, tes conditions par client. Tu choisis les modules, et leur nombre fixe le forfait.
Chaque mouvement alimente le suivant : la réservation bloque la machine sur le planning, le départ ouvre le contrat, le retour clôt la période facturée et relève le compteur qui déclenche l’entretien.
Planning du parc
Chaque machine sur sa ligne, réservée, sortie, à l’atelier ou disponible, et la recherche par famille et par dates.
Contrats de location
Le contrat édité depuis la réservation, avec ou sans opérateur, signé sur tablette, et ses prolongations rattachées au contrat d’origine.
États des lieux départ et retour
Photos, compteur, niveau de carburant et réserves saisis depuis un téléphone, puis comparés au retour sur le même écran.
Facturation à la durée
Le tarif dégressif appliqué à la durée réelle, avec tes règles pour les jours non ouvrés, et le carburant, le nettoyage et le transport ajoutés.
Maintenance préventive
Les entretiens programmés au compteur d’heures ou à la date, la machine retirée du planning le temps de l’atelier, et l’historique de chaque intervention.
Les mouvements du dépôt, chiffrés sur une année
Prends un dépôt qui enregistre 24 mouvements par jour, départs et retours confondus. Pour chacun, 5 minutes partent à recopier le bon de sortie, à reporter le compteur et à corriger la durée pour la facture. Sur 250 jours d’ouverture, le total atteint 500 heures par an.
À 34 € l’heure, salaire chargé et frais compris, ces heures coûtent 17 000 € par an. Le Logiciel coûte 18 000 € HT, payé une fois. Ces 4 chiffres sont des hypothèses : remplace-les par ceux de ton dépôt.
Hypothèse 1 : 24 mouvements par jour
Les machines qui sortent du dépôt et celles qui y reviennent, livrées par ton chauffeur ou enlevées par le client.
Hypothèse 2 : 5 minutes par mouvement
Le bon recopié, le compteur et le carburant reportés, la date de retour corrigée dans le tableur.
Hypothèse 3 : 34 € l’heure
Le coût complet d’une heure au comptoir ou au dépôt : salaire, charges patronales et frais de structure.
Hypothèse 4 : 250 jours par an
Les jours d’ouverture du dépôt, fermetures et jours fériés retirés.
Sur mesure ou logiciel de location du marché ?
Des éditeurs vendent des logiciels de location complets, souvent pensés pour un type de parc : l’outillage, les engins de TP, l’événementiel. Si ton activité ressemble à celle qu’ils ont modélisée, commence par eux : la mise en place est rapide et l’abonnement reste lisible.
Le sur mesure prend le relais quand tes règles sortent de leurs paramètres : un parc partagé entre la location et tes propres chantiers, des tarifs négociés par client, ou des compteurs déjà relevés par un boîtier télématique qu’il faut faire entrer dans le planning.
Le logiciel du marché suffit
Un seul dépôt, un parc homogène, des tarifs publics et des contrats types.
Le sur mesure se justifie
Plusieurs dépôts, du matériel loué avec opérateur, de la sous-location chez des confrères, ou un parc qui sert aussi tes chantiers.
Entre les deux
L’Outil, à 6 000 € HT, ajoute à ton outil actuel la pièce qui lui manque : l’état des lieux photo sur téléphone, ou le relevé de compteurs qui déclenche l’entretien.
Le projet, du premier appel à la première location
Je commence par suivre une machine sur toute sa boucle, de la réservation à la facture, en notant chaque endroit où l’information est recopiée. Chez Würth France, dans la distribution de fournitures professionnelles, ce relevé appliqué au parcours de création de compte a conduit à −92 % d’erreurs, mesuré en interne.
1. Un appel en visio
Gratuit. Tu me décris ton parc, ton dépôt et ta façon de facturer, et je te dis dès l’appel quel forfait y correspond.
2. Un devis à prix ferme
Les modules, le prix et la date de mise en service, présentés lors d’un second rendez-vous et écrits avant toute signature.
3. Testé sur tes vraies machines
Chaque module arrive sur une adresse en ligne. Ton équipe de dépôt l’essaie sur de vrais départs avant la mise en service.
4. À ton nom
Le code dans ton dépôt Git, l’hébergement à ton nom, et une documentation qu’un autre développeur sait reprendre.
Prix d’un logiciel de location, en 3 forfaits
Le prix est fixé au devis et ne bouge plus. Tu paies 40 % à la signature, 30 % à la première version fonctionnelle et 30 % à la livraison. Le code et l’hébergement sont à ton nom.
- 01
L’Outil
La tâche que tu refais à la main disparaît.
Pour toi si1 tâche répétitive, 1 outil à relier, une personne s’en sert.
6 000 €HT
Réserver un appel- La fonction qui te manque, en ligne sur ton hébergement
- Le raccordement à l’outil qui porte déjà tes données
- Les écrans nécessaires à cette fonction, et rien de plus
- Code source dans ton dépôt, et sa documentation
- 02
Le Logiciel
Le métier quitte le tableur partagé pour un outil à lui.
Pour toi siJusqu’à 3 modules, comme les devis, le planning et la facturation, et 2 outils à relier.
18 000 €HT
Réserver un appelTout ce que contient L’Outil, plus :
- Jusqu’à 3 modules : les écrans du quotidien, la base et la mise en production
- Jusqu’à 2 raccordements à tes outils existants
- Un compte par personne, et des droits différenciés par rôle
- La reprise de ton historique, et les cas particuliers de ton métier traités un par un
- Un export de tout ce que le logiciel contient, à tout moment
- 03Sur mesure
La Plateforme
Tes outils se parlent et restent d’accord entre eux.
Pour toi siPlusieurs métiers, plusieurs systèmes, et un écart silencieux te coûte cher.
À partir de36 000 €HT
Réserver un appelTout ce que contient Le Logiciel, plus :
- Autant de modules que ton activité en demande
- Le raccordement de tes autres systèmes, dans les deux sens
- La règle écrite : qui gagne quand deux sources se contredisent
- Tes circuits mis à plat par écrit : qui fait quoi, et ce qui circule
- Supervision, alertes et journal des échanges
- Sauvegardes vérifiées, reprise après incident testée en conditions réelles
Hors forfait, sur devis
Un existant non documenté ou plusieurs sociétés à servir : je chiffre le cadrage à part, je te le remets écrit, et il t’appartient. La prise en main de tes équipes n’est dans aucun forfait : je la fais en plus, sur devis. Reprendre un logiciel déjà en place se tranche par un audit de son code, et la réponse est non sur PHP et sur Laravel.
Pas sûr du forfait ?
3 questions, posées quand tu réserves ton appel. Je te dis tout de suite ce que ton budget permet, et ce qu’il ne permet pas.
- 01
Ton budget
Le repère le plus utile des trois. À budget connu, je te montre le forfait qu’il paie et ce que tu obtiens avec.
- 02
Ton objectif
Le résultat que tu attends décide du forfait. Dis-le avec tes mots, je le traduis en périmètre.
- 03
Ton échéance
Si une date compte pour toi, dis-la dès le premier appel. Je te dis tout de suite si elle tient.
Prendre rendez-vous
Réserver un créneau
Choisis un sujet, une durée et une heure, puis réponds à trois questions sur ton projet : tu sais avant l’appel ce que ton budget permet. Le lien de visioconférence part par e-mail dans la foulée.
- Gratuit et sans engagement
- En visio, lien envoyé par e-mail
- Annulable ou déplaçable en un clic
- 02Le créneau
- 03Ton projet
- 04Tes coordonnées
Ton rendez-vous
Explique-moi ce qui coince dans ton métier
Le créneau
Heures affichées à l’heure de Paris.
Recherche des créneaux libres…
FAQ
Ton logicielde location.
L’Outil, à 6 000 € HT, règle une tâche, par exemple l’état des lieux photo. Le Logiciel, à 18 000 € HT, couvre jusqu’à 3 modules, comme le planning du parc, les contrats et la facturation. La Plateforme commence à 36 000 € HT, pour plusieurs dépôts ou plusieurs systèmes à accorder entre eux.
Oui. Tu poses tes grilles à la journée, à la semaine et au mois, et tes remises par client. Une prolongation s’ajoute au contrat en cours, et la facture reprend la durée réelle sans ressaisie.
Oui, dans le navigateur de la tablette ou du téléphone, sans application à installer. Photos, compteur, carburant et signature du client s’enregistrent sur le contrat. Si ton dépôt ou tes chantiers captent mal, la saisie hors connexion entre au devis.
Oui, avec le module de maintenance. Chaque machine porte ses entretiens, déclenchés par le compteur d’heures ou par une date, et ses vérifications périodiques avec leurs rapports. Une machine à l’atelier sort du planning de location jusqu’à sa remise en service.
Non, pas encore. Le projet que je peux te montrer chiffres à l’appui vient de la distribution : le parcours de création de compte de l’eShop de Würth France. J’en reprends la méthode : observer le terrain avant de coder, livrer module par module, faire tester par ceux qui s’en servent.